COME GESTIRE I RIMBORSI PER LE TRASFERTE AZIENDALI

Sono molti i dipendenti che, per motivi lavorativi, devono effettuare delle trasferte aziendali durante le quali sostengono spese che devono poi essere rimborsate. Per un imprenditore, gestire le spese delle trasferte dei propri dipendenti è un’operazione complessa: significa lavorare su decine di fatture e scontrini da classificare, registrare e archiviare. La gestione delle spese aziendali comporta un costo in termini di ore di lavoro molto alta da parte dell’amministrazione di una società .

Fino ad ora il dipendente in trasferta poteva acquistare beni e servizi necessari durante la sua permanenza fuori città facendosi poi rimborsare dalla propria azienda. Per procedere al rimborso sempre entro i limiti stabiliti dalle regole aziendali, l’amministrazione doveva ricevere dal dipendenti tutti i giustificativi di spesa sostenuti durante la trasferta. Moltiplicare questo lavoro per decine di fatture e per decine di dipendenti può rendere l’idea di quanto lavoro fosse necessario solo per questo tipo di operazione. Oltre a questo aspetto prettamente burocratico, le aziende dovevano anche fare attenzione ai quei dipendenti che magari riuscivano un po’ ad imbrogliare su scontrini e fatture. Si sa che nel nostro paese qualche “furbetto “ si nasconde in ogni azienda.

Le spese per le trasferte che vengono rimborsate ai dipendenti riguardano i costi  di pernottamento, trasporto, vitto e telefonia. Tutte le spese devono essere imputate al dipendente relativamente ad una determinata trasferta lavorativa e devono essere documentate. L’importo massimo delle spese rimborsabili dall’azienda inerenti ogni singola voce di costo per le trasferte sono ovviamente stabilite dall’azienda in accordo con il dipendente.

Ora, grazie all’introduzione della fatturazione elettronica le aziende hanno dovuto modificare molte procedure incluse quelle della gestione delle spese di trasferta. Per snellire queste procedure e tenere sotto controllo i costi aziendali le società possono ora avvalersi di nuovi strumenti con vantaggi sia per i dipendenti che per l’azienda stessa.

CONTROLLARE LE SPESE GRAZIE ALLE AZIENDALI

Ad aiutare le aziende a tenere sotto controllo le spese aziendali è possibile avvalersi di servizi specifici  che permettono di snellire le procedure. Per monitorare i costi delle società, ci sono ora carte aziendali di ultima generazione che possono essere utilissime per gestire le spese delle trasferte aziendali.Le carte prepagate possono essere richieste dalle aziende con procedure semplificate,  a costi contenuti e assegnate a ciascun dipendente. Nel corso delle trasferte il dipendente potrà pagare tutte le spese tramite la carta a lui assegnata. Le carte sono collegate ad applicazioni dedicate che permettono di avere la rendicontazione on line in tempo reale.

Per l’azienda avere a disposizione questo tipo di strumento permette di risparmiare tanto tempo e soprattutto consente di tenere sotto controllo tutte le spese aziendali.

A dispetto del passato le carte prepagate permettono una archiviazione telematica dei documenti contabili. Grazie a questi sistemi innovativi i documenti giustificativi vengono acquisiti ed archiviati automaticamente. In questo modo è molto più semplice gestire in questo modo le spese aziendali in quanto si può in tempo reale avere un’idea chiara dei costi che gravano sull’azienda. Le carte prepagate consentono al dipendente di affrontare le trasferte senza dover anticipare le spese con il proprio denaro e senza doversi preoccupare di conservare ogni singolo documento giustificativo. Dal punto di vista dell’azienda la rendicontazione online delle spese aziendali consente di risparmiare ore di lavoro necessarie per la classificazione e l’archiviazione delle singole fatture. Con le applicazioni collegate alle carte il management aziendale può non solo avere tutte la contabilità in ordine ma può soprattutto avere sott’occhio l’andamento delle spese aziendali in tempo reale. Le carte prepagate hanno istruzioni e funzionamento molto semplici in modo da capirne il funzionamento   in modo chiaro e rapido. Fra i moltissimi prodotti in commercio, quello che si distingue particolarmente è  la prepagata soldo.

Questa carta differisce dalle altre per l’ottimo rapporto qualità – prezzo. La prepagata soldo può essere richiesta direttamente online con pochi semplici click e viene recapitata in pochi giorni. E’ una carta che costa pochissimo e grazie all’app collegata consente l’archiviazione e la rendicontazione  online in tempo reale. Il costo contenuto permette di acquistarne una per ogni dipendente avendo una visione immediata dell’andamento delle spese aziendali. La rendicontazione online permette infine di risparmiare ore di lavoro che possono impiegate per altre attività più importanti. E anche questo permette alla redditività dell’azienda di crescere ulteriormente.

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